CRM Systeme

Für wen ist dieser Artikel geeignet?

Für alle, die sich alleine oder in einem Team selbstständig machen möchten. Oder bereits selbstständig sind und das Arbeiten mit CRM Systemen verstehen möchten.

Was ist ein CRM System?

Die Definition von CRM bedeutet Customer Relationship Management. Als die Kundenbeziehung zu dir und deinem Produkt. Das Ganze ist jedoch ein technischer Ansatz und verhilft dir die Kundenreise, also die Customer Journey oder Customers Journey nachzuvollziehen. In diesem Beitrag möchte ich dir zeigen, wie ein CRM System aufgebaut ist, welche CRM Beispiele es gibt und welche Software du nutzen kannst. Außerdem gebe ich dir ein Tutorial an die Hand, wie du ein kostenloses CRM System aufsetzen kannst.

CRM Systeme erklärt.

CRM ist die prozessorientierte Ausrichtung auf deine Kunden. Die Kundenpflege ist ein essenzieller Bestandteil deines Unternehmens und sollte von Beginn an eine sehr hohe Priorität haben.

In einem CRM trägst du nicht nur die Daten deiner Kunden ein, sondern du bringst die Kunden auch in ein System, welches den Status des jeweiligen Kunden widerspiegelt.

CRM Systeme Beispiel:

Kunde Christian Bachmann hat seinen ersten echten Touchpoint mit dir und deinem Unternehmen. Das bedeutet, DU weißt, dass es den potenziellen Kunden Christian Bachmann gibt.

Christian ist interessiert an deinem Produkt und meldet sich daraufhin bei dir. In deinem CRM System legst du den potenziellen Kunden an. Du könntest ihn in deinem CRM System in der Sparte “Interessenten für das Produkt” einordnen.

In einem weiteren Schritt weißt du nun, dass Christian Bachmann Interesse an deinem Produkt hat, und kannst ihn daraufhin kontaktieren. In deinem CRM gibst du jetzt an, dass du mit Christian Bachmann in Kontakt getreten bist. Nun wandert der eingetragene Kontakt von “Interessenten für das Produkt” in den Bereich “Kontaktaufnahme”.

Ich werde dir in diesem Video erklären, wie das Ganze grafisch aussieht. Damit du ein besseres Verständnis bekommst.

Warum ein CRM:

Ein CRM System ist eine planbare Hilfe Anleitung für deinen Verkaufsprozess und dient hauptsächlich als Orientierungspunkt, welchen Status dein aktueller Kunde hat. Du weißt also mit einem CRM immer, welcher Kunden in welchem Prozess des Verkaufs steckt.

Das gibt dir eine unglaublich gute Übersicht über die Prozesse, die anstehen. Aber im Wesentlichen hilft dir ein gutes CRM die Möglichkeit, deine Kennzahlen deines Unternehmens zu verstehen. Die sogenannten KPI’s. Durch diese Zahlen in deinem CRM siehst du ganz genau, was du am heutigen Tag erledigt hast.

Man könnte also von einem sogenannten Holzhack-Effekt sprechen. Du siehst genau, wie viel Holz am Ende des Tages in deiner Gitterbox ist.

Als Beispiel: Du benötigst 100 Interessenten, um 10-mal deine Dienstleistung oder dein Produkt zu verkaufen. Das kannst du nur wissen, wenn du deine Zahlen kennst. Durch das CRM weißt du, wenn du die Anfrage von 100 Interessenten hast, wirst du 10-mal dein Produkt verkaufen.

Möchtest du 20-mal dein Produkt verkaufen, musst du dementsprechend “nur” doppelt so viele Interessenten bekommen.

(Die Zahlen sind rein fiktiv und dienen nur der Veranschaulichung)

Klar kann ein CRM auch eine gewisse Motivation darstellen. Wenn du siehst, wie sich deine Pipeline füllt und die Kunden immer mehr in Richtung Abschluss des Verkaufs rücken. Aber Motivation ist nur ein kleiner Schub für zwischendurch. Und sollte kein Antrieb für dein Business sein.

Aber wenn du ein Vertriebsteam hast, kann das CRM dieses Team motivieren. Wenn jeder im Team sieht, was er oder sie erreicht hat am Ende des Tages etc.

Was ist enorm wichtig?

Etwas, dass sehr auffällig im Aufbau des Business ist, sind überflüssig Prozesse. Die meisten Tools, Strategien, Techniken, Apps oder Plug-ins sind für den Erfolg deines Unternehmens überflüssig.

Deshalb solltest du dich gerade am Anfang des Business darauf konzentrieren, was dich deinem Ziel auf Tagesbasis näher bringt. Zu 95 % ist das, indem du in die Sichtbarkeit kommst. Welche Ansätze es für deine Sichtbarkeit gibt, habe ich dir im Blog – Erfolg durch Sichtbarkeit – 5 Methoden dich und deine Dienstleistung sichtbar zu machen, beschrieben. Das kostet nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch unglaublich viel Geld am Ende des Monats.

Digitalisierung ist ein Schlagwort in 2021. Deine Prozesse zu digitalisieren ist enorm wichtig, birgt aber auch die große Gefahr, dass du früher oder später dich in unzähligen Tools verzettelst.

Aus diesem Grund kann ich dir als Online-Unternehmer folgende Tools für deinen Sales-Cycle wirklich ans Herz legen. Diese werden übrigens deinen Workflow maximieren und die Arbeit mit deinem CRM deutlich erleichtern.

Wie du den Ablauf für dein CRM System aufbaust:

Im ersten Schritt empfehle ich dir ein Google – Konto anzulegen. Denn mit dem Googlekalender kannst du perfekt arbeiten.

Das nächste Tool, welches wichtig für einen Workflow ist, ist ein Terminbuchungstool. Du könntest hier zum Beispiel Calendly nutzen. Calendly verbindet sich mit deinem Kalender und synchronisiert sich. So kannst du Termine zu den Zeiten für eine Buchung freigeben, wie es für dich zeitlich passt.

Das dritte Tool ist ein Zahlungsanbieter, wie z. B. Digistore24 oder Copecard. Mit diesem Tool kannst du den Kaufprozess abschließen.

Für jedes Tool gibt es standardisierte Workflows, die wir gemeinsam in einem digital Work Transformation Workshop besprechen können. Denn der Prozess dahinter kann individuell sein und sollte auf deine Bedürfnisse angepasst werden.

Das CRM - System

#1 Kostenfreie Variante:

Die erste Möglichkeit, dein CRM aufzubauen, ist über Google Sheets oder ein Excel Sheets.

Du benötigst dazu die Daten der Person, um die es geht, aufgelistet in einer Reihe. In einer extra Spalte dahinter schaltest du ein Datenvalidierungselement (Dropdown) mit den folgenden Parametern:

Interessent
kontaktiert
terminiert (1 Gespräch)
Follow-up (1 Gespräch)
Terminiert 2 (2 Gespräch)
Follow-up 2
Angebot versendet
Abschluss
Follow-up (weitere Produkte)
kein Interesse (aktuell)

Eine weitere Spalte würde mit dem Titel Notizen belegen. Sobald der potenzielle Kunde in deiner Pipeline ist, solltest du die Touchingpoints dokumentieren und festhalten, was besprochen wurde und welche Schritte als Nächstes anstehen.

#2 Kostenfreie Variante:

Ein CRM kannst du dir auch über Trello organisieren. Trello ist ursprünglich ein Projektmanagement – Tool und hilft dir, deine Projekte zu ordnen. Und wenn es dir helfen kann, deine Projekte zu ordnen, kann es dir auch helfen, deine Kunden zu managen.

Im Prinzip ist die Herangehensweise immer gleich. Du erstellst ein Board mit dem Titel CRM – Dienstleistung. Dann fügst du “Listen” hinzu und benennst diese analog der CRM-Liste aus der #1. Eine Alternative zu Trello ist das Tool Meistertask. Es hat ähnliche bis gleiche Funktionen und kann dir helfen, deine Kunden zu managen.

#3 Kostenpflichtige Variante:

Das Tool meiner Wahl ist definitiv Pipedrive. Pipedrive ist die optimale Beginnerlösung als CRM, das aber auch in großen Unternehmen genutzt wird. Mit Pipedrive hast du die Möglichkeit, mehrer Pipes anzulegen und deine Kunden durch diese zu manövrieren. So geht dir garantiert kein Termin durch die Lappen und du kannst jeden Kontakt mit wertvollen Daten für dein Unternehmen füttern. Der Workflow in Pipedrive ist intuitiv. Und wenn du bereits CRM Erfahrung mit der kostenfreien Variante gemacht hast, wirst du Pipedrive sehr schnell verstehen.

Pipedrive connected sich mit deinem Kalender-System und erinnert dich darüber hinaus App intern an deine bevorstehenden Follow-ups mit Kunden oder an deine gesetzten Fristen.

Der CRM-Workflow

Stell dir also vor, jemand vereinbart über ein Calendly einen Termin. Automatisch wird dieser Kontakt in dein CRM übernommen und der potenzielle Kunde in die richtige Pipeline gelegt. Der Kunde wird automatisiert über die Buchung benachrichtigt und erhält darüber hinaus weiter wichtige Informationen zu dir, deinem Unternehmen oder dem Termin. Vernachlässige diesen Punkt nicht. Je mehr Touching Points du mit deinem potenziellen Kunden hast, desto leichter wird der Abschluss fallen.

Du nimmst den ersten Kontakt mit deinem Kunde auf und vereinbarst nach der Qualifizierung einen Termin für die erste kostenfreie oder kostenpflichtige Beratung. Auch diesen Prozess kannst du parallel via Calendly angehen. In Pipedrive oder deinem CRM hingegen notierst du dir alles Wesentliche, aus dem Gespräch heraus mit deinem Kunden.

Wie immer gilt:

Solltest du fragen haben, melde dich bei mir. Du findest bei mir Unterstützung in Sachen Work Transformation, Gründung, Mindset und alles was dir auf deinem Weg in die Sichtbarkeit und dein Business begegnet.

Du kennst dich schon aus in Sachen CRM? Dann freue ich mich wenn du hier kommentierst welches System du nutzt und warum genau dieses für dich so wertvoll ist.

Ciao Christian